Fartygsagent

Fartygsagentens huvuduppgift är att agera som ombud för redaren och befälhavaren vid fartygets anlöp till hamn. I detta ingår vanligtvis att klarera fartyget.

Fartygsagenten skall se till att fartyget får en så bra expediering (despatch) som möjligt. Det är för redaren viktigt att anlita en agent som har god lokalkännedom, tillförlitlig ekonomi inkluderande täckande ansvarsförsäkring samt en effektiv organisation.

Klareringsarbetet i samband med ett visst anlöp börjar ofta med att agenten får en förfrågan om vad ett hamnanlöp med ett visst fartyg, med viss planerad lastning eller lossning, beräknas kosta. Agenten gör med stöd av tillgängliga tariffer och sin erfarenhet från tidigare anlöp en preliminärberäkning som skickas till frågeställaren.

Om förfrågan leder till att fartyget destineras till vederbörandes hamn nomineras fartygsagenten antingen av fartygets ägare eller av den som opererar fartyget (t.ex. en tidsbefraktare). Uppdraget kan vara mer eller mindre långtgående. I vissa fall måste fartygsagenten göra omfattande förberedelser med att beställa lots, kajplats, stuveri, lagerutrymmen, rengöringsgäng, servicefolk till fartyget, hotellrum och transporter för avlösande besättningsmedlemmar etc. I förberedelsearbetet ingår att från redaren eller befälhavaren vidarebefordra notiser om fartygets beräknade ankomsttid (ETA= Estimated Time of Arrival) till berörda lastägare, servicefunktioner och myndigheter. När fartyget är färdigt för lastning eller lossning skall avlastaren (den som levererar last till fartyget) alternativt lastemottagaren genom en s k ”Notice of Readiness” meddelas att fartyget är klart.

Under den period fartyget ligger i hamn fungerar agenten ofta som samordnare av lastnings- eller lossningsoperationen. Dessutom assisterar agenten befälhavaren med allt från fax- och posthantering och smärre inköp till mer omfattande verksamheter såsom besättningsbyten och reparationer.

En viktig uppgift är att dokumentera hamnanlöpet såväl när det gäller kostnader som tider. Denna dokumentation ligger till grund dels för hamnavräkningen där kostnader och förskott redovisas och dels för ”Statement of Facts” (eller ”Time Sheet”) vilket är det dokument som används som bas för den s.k. liggetidsberäkningen som skall göras efter anlöp och på de resebefraktningsvillkor som överenskommits mellan rederiet och befraktaren.

Fartygsagenten fungerar också som myndigheters och leverantörers förlängda arm vid debitering och inkassering av avgifter och kostnader som redaren skall betala.

Hamnen, eller de serviceinrättningar som finns i hamnen, debiterar hamnavgifter, bogserbåtsavgifter, båtmän (s.k. trossförare eller hamnroddare) samt i förekommande fall även för elektricitet, färskvatten, sophämtning m m som fartyget utnyttjar. Bland övriga leverantörer som ofta anlitas kan nämnas skeppshandlare och företag som gör service på fartyg och fartygsutrustning.

I samband med hamnanlöp och klarering skall vissa blanketter fyllas i och vissa dokument uppvisas. Vid inklarering från utrikes ort skall fartygsdeklaration, besättningslista, besättningsdeklaration och proviantdeklaration alltid upprättas. I förekommande fall skall även lastdeklaration, manifest, hemtagningsanmälan, hälsodeklaration och djurintyg lämnas. När det gäller själva fartyget skall mätningshandlingar och registreringshandlingar uppvisas.

Efter avslutad lastning skall konossement och manifest (dokument innehållande en sammanställning av last ombord i fartyget) samt en slutlig hamnavräkning upprättas. Som ovan nämnts skall efter fartygets avgång fartygsagenten många gånger även göra i ordning ”Statement of Facts”.

Fartygsagentens arvode beräknades tidigare med utgång från tariffer som fastställda av Sjöfartsverket. Idag finns inte sådana tariffer och varje fartygsagent får därför själv förhandla fram sitt arvode.

I s.k. fri fart (fraktfart som inte är linjebunden) sker lastning och lossning normalt för befraktarens räkning. Det är därför naturligt att befraktaren vill vara den som utser fartygsagent för att få sina intressen så väl tillgodosedda som möjligt. Fartygsagenten arbetar även i sådana fall för redaren och klareringsarvode, hamnumgälder etc. betalas oftast av redaren. Fartygsagentfrågan är därför en viktig detalj i befraktningsförhandlingarna.

Redare som genom ett befraktningsavtal hänvisas till en fartygsagent utsedd av befraktaren vill ibland ha en egen representant i hamnen. Han utser då en ”husbandry agent” som assisterar befälhavaren och påverkar befraktaragenten så att denne inte agerar på ett för redaren ofördelaktigt sätt.

Vad som ovan sagts gäller i första hand hamnanlöp för icke linjebunden trafik. Vid linjetrafik får fartygsagenten arbete delvis en annan karaktär vilket behandlas i menyn under rubriken ”Linjeagent”.

Som framgått av ovanstående beskrivningar av fartygsagenternas och befraktningsmäklarnas verksamheter fungerar dessa som lokala ombud för rederiet respektive förmedlare av sjötransporter. Linjeagenten fungerar ofta i bägge dessa roller och har dessutom andra uppgifter.